Haal het maximum uit uw virtuele meetings en events

Efficiënt online vergaderen, klanten virtueel ontvangen, een stijlvol digitaal event op poten zetten … Het is vandaag een bezigheid van zowat ieder bedrijf. Online connecteren kan intussen iedereen, maar in de manier waarop kan je als bedrijf het verschil maken. Maar hoe haal je het maximale uit jouw virtuele meetings en events? En waarom is dat eigenlijk zo belangrijk?

In 2020 ging iedereen massaal – en noodgedwongen – de virtuele toer op. Thuiswerken werd de norm, collega’s, klanten en partners zagen en hoorden we hoofdzakelijk tijdens online meetings, webinars kenden een opmars en zelfs heel wat beurzen en evenementen gingen digitaal. Ook in 2021 wordt die lijn voorlopig doorgetrokken en zelfs wanneer het leven weer normaliseert zal de versnelde digitale verschuiving zijn positieve sporen nalaten. Waar in 2019 online vergaderen en online events nog plan B was, is het vandaag de maatstaf. Dat vraagt uiteraard de nodige professionaliteit én de nodige investeringen in professionele audiovisuele ondersteuning.

Zal het kantoorleven dan nooit terugkeren? Zeker wel. Een studie van onze trouwe partner Barco bij 1.750 bedienden uit 7 verschillende landen toont net aan dat werknemers deels dolgraag terug op de werkvloer willen bewegen en de interactie met hun collega’s erg missen. Hybride werken, waarbij thuiswerk gecombineerd wordt met kantoorwerk, lijkt dan ook de toekomst te zullen worden. Uit diezelfde studie blijkt eveneens dat werknemers vragende partij zijn voor een efficiënte, veilige, flexibele en technologiegedreven hybride werkomgeving. Want hybride werken is alleen levensvatbaar, productief en plezant wanneer je de juiste tools voorhanden hebt, zowel thuis als op kantoor.

Investeren

Een op de vier meetings wordt gehouden met zowel persoonlijke als externe aanwezigen en dat aantal zal alleen maar stijgen. De juiste apparatuur, van traditionele conferentietelefonie tot high-end videoconferentiesystemen, en een uitgerust kantoor, op maat van de noden van het bedrijf, zijn dan onontbeerlijk. De studie van Barco toont ook aan dat het voorzien van videovergaderruimtes en investeren in betere apparatuur voor videoconferenties een prioriteit is voor de werknemers. Naast de standaard vergaderruimten zijn videovergaderruimten de meest gebruikte ruimtes op kantoor.

Met een stijlvolle audiovisuele ondersteuning laat je een onvergetelijke indruk na bij uw fysieke en virtuele bezoekers.

Zijn hybride events de toekomst?  

Ook onze verhuurafdeling ondervond in 2020 heel wat veranderingen, maar schakelde snel. Onze audiovisuele experts ontwikkelde van meet af aan virtuele, op maat gemaakte, oplossingen voor de klant. Projectmanager Tom voorspelt dat events in de huidige 1,5 meter afstandsmaatschappij een nieuwe dimensie zal krijgen.

“Hybride events worden hot! Het fysieke publiek zal telkens worden versterkt door een online aanwezigheid. De virtuele events hebben voorgoed hun intrede gemaakt bij de B2B-sector. Bedrijven ervaren trouwens ook steeds meer voordelen aan een online alternatief.  Zo dragen de virtuele evenementen minder kosten, wint men aan tijd door de minimale verplaatsing en dragen ze hun steentje bij aan het milieu door de lagere CO2 uitstoot.”

In onderstaande video ontdek je hoe onze verhuurafdeling anticipeerde op de social distance maatregelen en diverse studio's realiseerde. 

Efficiënt en gebruiksvriendelijk

Efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid staan hoog op de prioriteitenlijst van de werknemer. Er wordt dan ook verwacht dat de integratie van tools zoals spraakherkenningstechnologie, filters in Instagram-stijl voor videoconferenties en zelfs virtual reality waarbij de ‘afwezige persoon’ toch persoonlijk in de kamer verschijnt slechts een kwestie van tijd zijn. Het zijn stuk voor stuk verwachtingen die de noodzaak van technologische ondersteuning onderstrepen. Technologie is altijd cruciaal geweest voor communicatie en samenwerking, en het belang ervan nam nog exponentieel toe in 2020. Bedrijven staan nu voor de moeilijke oefening om een juiste balans te vinden tussen fysiek en digitaal. Technologie wordt in dat verhaal de belangrijkste bondgenoot. Investeringen moeten in deze fase vooral gericht zijn op het vergemakkelijken en authentieker maken van de interacties. En net daarin vind je bij ons een expert ter zake.

Het volledige e-book over het onderzoek van Barco vind je hier op onze website terug.