Le CNA de Puurs-Saint-Amands : une histoire à succès
Le NCA de Puurs-Sint-Amands
Les communes de Puurs et de Sint-Amands ont fusionné il y a quelques années pour former une grande commune : Puurs-Sint-Amands. Le nouveau centre administratif (NCA) est le premier grand projet depuis cette fusion et a récemment servi de nouvel hôtel de ville abritant la quasi-totalité des services municipaux. Le NCA est un pôle essentiel pour les habitants et les employés de la commune de Puurs-Sint-Amands.
Maarten Versichel, responsable de la gestion de l'information au NCA, et Raf Nys, chef de projet technologique de l'entreprise de construction Van Roey, ont mené conjointement la réalisation de ce nouveau centre administratif moderne pour la section informatique et audio/vidéo.
La rédaction du cahier des charges de ce projet avait été achevée avant la période corona. Cependant, en raison de la crise du corona, de nouvelles exigences de base importantes ont été ajoutées au cours de la mise en œuvre du projet, telles que la conférence hybride, la diffusion en continu, entre autres.
Maarten Versichel, responsable de la gestion de l'information des services, nous a expliqué que "Nous organisons plusieurs conseils municipaux par an, des réunions qui se déroulent en public. Pendant la période COVID, alors que nous étions encore dans notre ancien centre, nous avons dû agir rapidement pour faire en sorte que les conseils municipaux puissent continuer à se dérouler en public de manière hybride. Cela signifiait également que le vote devait se faire de manière numérique et que le conseil municipal devait être diffusé en continu. Au cours de cette période, nous avons découvert de nouveaux besoins fondamentaux qui ont été identifiés comme une nécessité pour le nouveau NCA".
Des salles de réunion pour tous les types de réunions
Que toutes les salles de réunion de l'hôtel de ville sont adaptées aux réunions hybrides. De cette manière, les employés et les parties externes peuvent participer aux réunions sans être physiquement présents. Les salles de réunion sont occupées de manière optimale parce que différents types de salles de réunion ont été choisis en fonction de leurs objectifs. Ainsi, le CNA dispose de centres de réunion individuels, de salles de réunion plus grandes de capacités diverses et de salles de brainstorming. Les besoins futurs ont également été pris en compte dans la conception, ce qui permet par exemple d'étendre le logiciel actuel.
Outre les installations fixes, le CNA de Puurs-Saint-Amand a également opté pour deux solutions de vidéoconférence mobiles. Le choix de quelques versions mobiles découle principalement de l'idée de multi-déploiement.
Par exemple, les "trolleys" ont récemment été utilisés pour diffuser des élections dans la salle de déjeuner "De Asper", mais ils sont également utilisés pour afficher du contenu supplémentaire lors de réunions importantes. Outre leur polyvalence, les équipements audio et vidéo mobiles constituent également une valeur ajoutée pour les salles qui changent souvent de configuration.
La pièce maîtresse : la salle du conseil et la salle des mariages
La pièce maîtresse du NCA de Puurs-Saint-Amands remplit plusieurs fonctions importantes : D'une part, cette salle spacieuse est utilisée pour la réunion mensuelle du conseil municipal, pour laquelle l'espace a été conçu en premier lieu. La salle est également équipée d'un système d'audioconférence et de vidéoconférence qui permet à chaque orateur d'être mis en évidence sur l'écran pendant la séance. Cela permet de clarifier et d'améliorer l'engagement de tous les participants, qu'ils soient physiques ou en ligne.
En outre, cette pièce maîtresse sert également de salle de mariage pour les citoyens. Pendant la cérémonie, les invités peuvent suivre les émotions des mariés via les écrans, ce qui ajoute une nouvelle dimension à cette expérience.
Le contrôle central de la salle du conseil se fait via un écran tactile Crestron, choisi pour sa convivialité et sa fonctionnalité.
Des écrans d'information pour chaque groupe cible
Plusieurs écrans d'information ont été installés à différents endroits du NCA :
- Rez-de-chaussée et étage de service : écrans contenant les informations nécessaires aux visiteurs et aux citoyens.
- Bureaux internes : écrans dans les salles à manger et les couloirs pour une communication interne pratique.
- Salles de réunion : écrans pour soutenir les présentations lors de conversations plus sérieuses.
Coopération avec Van Roey et Play AV
La coopération entre NAC Puurs-Sint Amands, Van Roey et Play AV s'est déroulée, selon chaque partie, de manière très transparente et ouverte. Cela a permis un déploiement correct et efficace des ressources et des solutions. La coopération s'est caractérisée par un état d'esprit ouvert, de l'honnêteté et un temps d'exécution rapide.
Raf Nys nous a fait part de ses impressions : "Chez Van Roey, nous avons choisi de travailler avec Play AV pour plusieurs raisons, d'une part parce que nous avions déjà collaboré de manière positive avec vous. D'autre part, Play AV ne vend pas seulement des écrans ou des installations audio ordinaires, mais des solutions sur mesure. Nous ne vous avons pas dit que nous avions besoin de plusieurs caméras ou d'amplificateurs 400 WATT 100 volts, mais plutôt quels étaient nos besoins et nos objectifs finaux. Votre consultant audiovisuel Stefan n'est pas un simple vendeur, mais un véritable connaisseur de ses produits. Il en va de même pour le chef de projet Milan, qui a toujours pensé à des solutions qui n'étaient pas évidentes. En outre, et c'est peut-être encore plus important, il est super agréable que vous n'ayez pas disparu après la livraison, mais que vous ayez été tout aussi rapides à réagir pour tout service après-vente. Nous pouvons toujours compter sur vous et c'est aussi la raison pour laquelle nous choisissons toujours à nouveau votre entreprise."
