Het NAC Puurs-Sint-Amands: een succesverhaal
Het NAC Puurs-Sint-Amands
De gemeentes Puurs en Sint-Amands zijn enkele jaren geleden gefuseerd tot één grote gemeente: Puurs-Sint-Amands. Het nieuwe Administratief Centrum (NAC) is het eerste grote project sinds deze fusie en fungeert recent als het nieuwe gemeentehuis waar bijna alle gemeentelijke diensten zijn ondergebracht. Het NAC is een essentiële hub voor zowel de inwoners als de medewerkers van de gemeente Puurs-Sint-Amands.
Maarten Versichel, Diensthoofd Informatiemanagement van het NAC, en Raf Nys, projectleider technieken bij bouwbedrijf Van Roey, hebben samen de realisatie van dit nieuwe, moderne administratieve centrum geleid voor het deel IT en audio/video.
Het opstellen van het lastenboek voor dit project was voltooid vóór de coronaperiode. Echter, door de coronacrisis zijn er enkele belangrijke nieuwe basisbehoeftes toegevoegd tijdens de uitvoering van het project, zoals o.a. hybride vergaderen, streaming.
Diensthoofd Informatiemanagement Maarten Versichel vertelde ons hier het volgende over: "Wij houden jaarlijks verschillende gemeenteraden, dit zijn vergaderingen die openbaar plaatsvinden. Tijdens de COVID-periode moesten we, toen nog in ons oude centrum, snel schakelen om ervoor te zorgen dat de gemeenteraden openbaar konden blijven plaatsvinden op een hybride manier. Dit betekende ook dat het stemmen digitaal moest gebeuren en dat de gemeenteraad gestreamd moest worden. Door deze periode hebben we enkele nieuwe basisbehoeften ontdekt die voor het nieuwe NAC geïdentificeerd werden als een noodzaak.”
Vergaderzalen voor iedere soort meeting
Raf Nys, projectleider technieken bij Van Roey, licht toe dat iedere vergaderruimte in het gemeentehuis gefaciliteerd is om hybride te kunnen vergaderen. Op deze manier kunnen zowel medewerkers als externe partijen deelnemen aan vergaderingen zonder fysiek aanwezig te zijn. De vergaderzalen worden optimaal bezet doordat er werd gekozen voor verschillende types vergaderruimtes met diverse doeleinden. Zo beschikt het NAC over individuele vergaderhubs, ruimere vergaderzalen met diverse capaciteiten en brainstormruimtes. Toekomstige behoeften zijn eveneens meegenomen in het ontwerp, waardoor bv. nog een uitbreiding van de huidige software mogelijk is.
NAC Puurs-Sint-Amands heeft naast vaste installaties ook gekozen voor twee mobiele videoconferentie oplossingen. De keuze voor enkele mobiele versies komt voornamelijk verder uit het idee van multi- inzetbaarheid.
De “trolleys” werden recent bv. gebruikt voor de verkiezingen te kunnen streamen in lunchruimte “De Asper”, maar worden ook als extra content display gebruikt bij belangrijke meetings. Naast de multi-inzetbaarheid, zijn de mobiele audio en video apparatuur ook een meerwaarde bij de zalen die vaak wijzigen van opstelling/indeling.
Het paradepaardje: de raadzaal & trouwzaal
Het paradepaardje van het NAC Puurs-Sint-Amands vervult meerdere belangrijke functies: Enerzijds wordt deze riante zaal gebruikt voor de maandelijkse gemeenteraad, hiervoor is de ruimte primair ontworpen. De ruimte beschikt ook over een audio én videoconferentiesysteem die ervoor zorgt dat elke spreker tijdens de zitting op het scherm wordt uitgelicht. Hierdoor creëert men duidelijkheid en een betere betrokkenheid bij alle fysieke en online aanwezigen.
Daarnaast doet het paradepaardje ook dienst als trouwzaal voor de burgers. Tijdens de ceremonie kunnen de gasten via de schermen de emoties van het bruidspaar volgen, wat een nieuwe dimensie toevoegt aan deze beleving.
De centrale besturing van de raadzaal gebeurt via een Crestron touchscreen, gekozen voor zijn gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit.
Infoschermen voor iedere doelgroep
Er zijn diverse infoschermen geïnstalleerd op verschillende locaties binnen het NAC:
- Gelijkvloers en dienstenverdiep: displays met noodzakelijke informatie voor bezoekers en burgers.
- Interne kantoren: displays in de eetruimtes en gangen met praktische, interne communicatie.
- Spreekruimtes: displays ter ondersteuning van presentaties tijdens meer, serieuze gesprekken.
Samenwerking met Van Roey en Play AV
De samenwerking tussen het NAC Puurs-Sint Amands, Van Roey en Play AV verliep volgens iedere partij met een zeer transparante en open boekhouding. Dit heeft geleid tot de correcte en efficiënte inzet van middelen én oplossingen. De samenwerking werd gekenmerkt door een open mindset, eerlijkheid, en een snelle uitvoeringstermijn.
Raf Nys bezorgde ons nog enkele mooie woorden: “Bij Van Roey kozen wij ervoor om samen te werken met Play AV omwille van verschillende redenen, enerzijds omdat we eerdere, positieve samenwerkingen met jullie hadden. Daarnaast verkoopt Play AV, niet enkel, gewone displays of audio-installaties, maar wel op maat gemaakte oplossingen. We vertelden aan jullie niet dat we diverse camera’s of 100 volt versterkers van 400 WATT nodig hadden, maar wel wat onze behoeftes en einddoelen waren. Jullie audiovisual consultant Stefan is trouwens ook niet zomaar een verkoper, maar wel een echte kenner van zijn producten. Idem voor Project Manager Milan die telkens meedacht over oplossingen die niet zo voor de hand liggend waren. Daarnaast, misschien zelfs nog belangrijker, is het superfijn dat jullie na de oplevering niet verdwenen, maar nog steeds even snel paraat stonden voor eventuele na services. We kunnen steeds op jullie rekenen en dat is ook de reden waarom we altijd opnieuw kozen voor jullie firma.”
