Hoe kan jouw onthaalmedewerker meer ingezet worden voor administratieve zaken?
Bedrijven die regelmatig klanten ontvangen weten dat een goede bezoekersregistratie van enorm belang kan zijn. Al vergen deze registraties vaak kostbare tijd van jouw administratieve medewerkers. Door gebruik te maken van een digitale receptie ga je niet alleen jouw medewerkers ontlasten. Alsook kan het systeem worden ingezet als een concreet meettoestel voor de optimalisatie van jouw klantenservice. Zo kom je o.a. te weten welke klanten jouw bedrijf bezoeken, welke profielen het vaakst jouw bedrijf bezoeken enz.
In deze blog ontdek je alvast wat een digitale receptie exact is, hoe dit aanmeldingssysteem werkt en 5 redenen waarom deze digitale receptie onmisbaar is.
Wat is een digitale receptie?
Een digitale receptie is een touchscreen of kiosk die in de inkomhal van een gebouw wordt geplaatst voor de aanmelding van gasten. Vele mensen denken dat de touchscreen de vriendelijke onthaalmedewerker zal vervangen. Uiteraard is dit allesbehalve waar, deze zorgt er net voor dat uw medewerker kan worden ontlast van enkele onthaaltaken en meer tijd heeft voor andere zaken zoals bv. administratief werk. Uiteraard is er wel de optie om het aanmeldingsproces volledig te gaan digitaliseren, maar vaker wordt het aanschouwd als een meerwaarde bij de ontvangst van uw gasten.
Hoe werkt het aanmeldingssysteem?
Bij de aankomst in uw bedrijf kan de klant zich via de touchscreen/kiosk gaan registreren. Er worden enkele noodzakelijke gegevens gevraagd, waaronder de reden van het bezoek en wie het bedrijf mag ontvangen. Zodra deze gegevens ingevuld zijn krijgt de correcte contactpersoon per mail of sms op de hoogte gesteld van hun bezoek.
5 redenen om te kiezen voor een digitale receptie
1.Ontvang 7/7 bezoekers met behulp van het digitale aanmeldingssysteem.
2.Met een digitale bezoekersregistratie weet u ten alle tijden wie er aanwezig is en bewaart u een actueel overzicht.
3.Het systeem voldoet aan de AVG privacy wetgeving. Hierdoor kunnen bezoekers niet zien wie zich ervoor al heeft geregistreerd.
4.Een eenvoudige en efficiënte manier van registratie.
5.Ecologisch systeem. Geen onnodige papieren inschrijflijsten meer.
